Next Steps
DocAve Vault für Microsoft SharePoint
Supports WSS v2, WSS v3, SPS 2003, MOSS 2007, SharePoint Foundation, und SharePoint Server 2010
Microsoft SharePoint enthält als unternehmenskritische Plattform für die Zusammenarbeit und als Dokumentrepository oft wichtige Informationen und Daten, die richtlinienkonform, effizient und sicher verwaltet werden müssen. DocAve Vault enthält die erforderlichen Tools zum Erfüllen aller Aufbewahrungsrichtlinien und Überwachungsanforderungen. Sie können alle Informationen und Überwachungsdaten unkompliziert speichern, gesetzliche Richtlinien verlässlich befolgen und unnötige rechtliche Konflikte vermeiden. Mit fortschrittlichen, Zeitpläne unterstützenden Funktionen für die Suche in archivierten Inhalten hinsichtlich der Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen, Kontrollen und Überprüfungen ist DocAve Vault die leistungsstärkste und flexibelste Lösung zur Compliance-Archivierung für Microsoft SharePoint.
Wie bei jeder AvePoint-Software kommen auch bei DocAve SharePoint Vault nur vollständig unterstützte Methoden und APIs von Microsoft zum Einsatz.
Hauptvorteile von DocAve Vault
;)
DocAve Vault wirkt sich nicht auf die Leistung von SharePoint aus
Mit DocAve Vault kann die Microsoft SharePoint-Bereitstellung als Plattform für die Zusammenarbeit und als genau das unternehmensweite Datenverwaltungssystem fungierten, das Sie benötigen.
Ordnungsgemäße Verwaltung und Steuerung von SharePoint-Daten ohne Beeinträchtigung der Zusammenarbeit
Kopien von SharePoint-Daten (einschließlich aller Metadaten sowie Nutzungs- und Überwachungsberichte) werden automatisch in unveränderlicher Form gespeichert. Neue Inhalte oder Änderungen an vorhandenen Inhalten in Microsoft SharePoint werden automatisch erfasst, und die Archive werden ohne Notwendigkeit manueller Schritte automatisch aktualisiert – ohne jegliche Beeinträchtigung des Endbenutzers.
Verwaltung von Daten und Aufbewahrungsrichtlinien
Mit DocAve Vault können Sie für verschiedene Daten unterschiedliche Aufbewahrungsrichtlinien festlegen und diese Richtlinien auf archivierte Inhalte anwenden. Es wird sichergestellt, dass Kopien aller benötigten Daten aufbewahrt und nicht mehr benötigte Daten entfernt werden.
Durchsuchen von Microsoft SharePoint-Inhalten hinsichtlich der Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen, Kontrollen und Überprüfungen
SharePoint-Inhalte können hinsichtlich der Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen, Kontrollen und Überprüfungen durchsucht werden. Erweiterte Suchfeatures ermöglichen das Durchsuchen von Archiven anhand von Archivzeitplänen oder nach Stichwort, Ersteller, bestimmten Metadatenfeldern (einschließlich benutzerdefinierter Felder), Datumsbereichen, Inhaltstypen oder nach vielen weiteren Kriterien. Sie können in den Ergebnissen Stichproben durchführen und Elemente kennzeichnen oder kommentieren, und Sie können Elemente mit allen Metadaten und Überwachungsinformationen zur weiteren Überprüfung exportieren. Suchumfang und -kriterien können gespeichert werden, sodass Sie problemlos regelmäßige Suchvorgänge ausführen und Compliance selbst bei strengsten Vorschriften sicherstellen können.
Technische Übersicht zu DocAve Vault
Mit DocAve Vault erhält die Organisation ein Tool, das speziell für eine längere Speicherung aller Microsoft SharePoint-Daten zur Einhaltung gesetzlicher Anforderungen und Durchführungsvorschriften ausgelegt ist. Das Tool unterstützt die Umsetzung und Überwachung von Richtlinien und Verfahren der Organisation hinsichtlich der ordnungsgemäßen Nutzung, der Corporate Governance und des Datenschutzes, indem die SharePoint-Daten des Unternehmens einfach ermittelt und überprüft werden können. Dabei kann der Endbenutzer SharePoint weiterhin uneingeschränkt verwenden und problemlos und offen mit anderen zusammenarbeiten.
Wichtige Features:
- Volle, automatische Datenerfassung (einschließlich der Sicherheitseinstellungen und Metadaten) in unveränderlicher Form
- Datenabruf anhand von Suchvorgängen nach Zeitplan, Metadaten oder vollständigen Inhalten (mit erweiterten Suchfunktionen wie kontextbezogener Suche, Sortierung nach Relevanz, Hervorhebung von Suchbegriffen, Reduzieren von Suchergebnissen usw.)
- Für häufig durchgeführte gesetzliche Suchvorgänge können Standardsuchberichte hinzugefügt werden
- Vollständige Überwachung aller Aktivitäten zu SharePoint-Daten
- Automatisierte Datenbereinigung anhand angegebener Aufbewahrungsrichtlinien
- Export von Elementen in ein portables Format zur externen rechtlichen Überprüfung
- Flexible Elementauswahl in der Navigationsstruktur oder den Suchergebnissen
- Möglichkeit zur Auswahl von Stichproben für die Beantwortung gesetzlicher Anfragen, willkürlich oder nach vordefinierten Parametern
- Aus Stichproben generierte Compliance-Berichte zur Überprüfung interner Sorgfaltsrichtlinien für die unternehmensweite Governance
Durch die automatische Archivierung und Nachverfolgung von SharePoint-Daten wird in DocAve Vault sichergestellt, dass Informationen erfasst und alle Archive stets aktuell sind. Alle Metadaten des Dokuments werden beibehalten (z. B. Ersteller, Zeitstempel und Versionsverlauf), sodass alle Inhalte strenge Compliance-Bestimmungen erfüllen können. Ein Compliance-Verstoß führt häufig zu hohen Strafen und in manchen Fällen zu strafrechtlichen Konsequenzen. Mit DocAve Vault können Sie sich darauf verlassen, dass Microsoft SharePoint ohne jegliche Einschränkung als Standarddokumentrepository eingesetzt wird.
DocAve Vault basiert auf dem Konzept anpassbarer Archivregeln, mit denen Administratoren Folgendes angeben können:
| Archivinhalt | Granulare Auswahl von SharePoint-Inhalten. Zwar werden die Inhalte und alle Metadaten automatisch in das Archiv eingeschlossen, doch kann die Überwachungsdetailebene (sofern vorhanden) angepasst werden: von jeder einzelnen Anzeige eines Elements bis zu ausschließlich Löschereignissen. |
| Aktualisierungsintervall | Regelmäßige Datenabrufe und -übertragungen können geplant werden, um die Archive auf dem neuesten Stand zu halten und sicherzustellen, dass die Microsoft SharePoint-Produktionsumgebung nur minimal beeinträchtigt wird. |
| Aufbewahrungsdauer archivierter Daten | Angepasste Aufbewahrungsrichtlinien können erstellt und auf die relevanten Inhalte angewendet werden. |
| Speicherort der Archive | Mit DocAve Media Server können Daten in ausgewiesene Netzwerk-/lokale/zugeordnete Datenträger/logische Laufwerke geschrieben werden (Laufwerkauswahl). |
| Speicherungsmethode für Archive | Zu den Optionen zählen Sicherheitsverschlüsselung, Komprimierung und Datenausschluss. |
;)
Bereitstellungsszenario anzeigenSystemarchitektur
Sie können DocAve Vault in der Benutzeroberfläche von DocAve Manager für die SharePoint-Websites und -Inhalte aktivieren, auf die Sie die Compliance-Archivierung anwenden möchten. In der Regel sind das Arbeitsbereiche, Teamwebsites oder eigene Websites, Sie können jedoch beliebige Elemente der SharePoint-Umgebung einbeziehen.
Die Informationen, die Sie für die Archivierung ausgewählt haben, werden dann von DocAve Client abgerufen und an DocAve Media Server gesendet. Mit DocAve Media Server, einer Softwarekomponente, die an beliebiger Stelle im Netzwerk installiert werden kann, werden die Archive erstellt und die archivierten Daten und Datenspeicher verwaltet. DocAve Media Server-Module können zentral oder verteilt installiert werden. Die meisten Kunden installieren ein Media Server-Modul in jeder geografisch verteilten Microsoft SharePoint-Umgebung und eventuell zur Leistungserweiterung weitere Media Server-Module an bestimmten Standorten.
Der DocAve-Client überprüft SharePoint auf neue Elemente oder Updates für archivierte Inhalte und sendet diese nach dem von Ihnen in DocAve Manager angegebenen Zeitplan an DocAve Media Server. Archive können in DocAve Manager auch durchsucht, gesucht, überprüft und exportiert werden. Die entsprechenden Anforderungen werden hier direkt an das entsprechende DocAve Media Server-Modul gesendet.
DocAve Vault-Ressourcen
Customer Case Studies:
- Raiffeisen Schweiz Genossenschaft Crafts Proactive SharePoint Compliance Policies with DocAve
Learn how Switzerland's leading bank was able to establish a culture of proactive SharePoint compliance across its eight site collections and 1,200 sites.
Webcast:
- Comply With Complete Confidence - Considerations for Effective SharePoint Compliance
Ganz gleich, ob Ihre Organisation bereits über eine Microsoft SharePoint-Implementierung verfügt oder eine neue Implementierung anstrebt, die Compliance-Planung sollte stets oberste Priorität besitzen. In diesem Webcast werden die Ziele untersucht, die in jeder erfolgreichen Compliance-Strategie definiert werden sollten, und es werden bewährte Methoden zur Umsetzung dieser Ziele erläutert.
Whitepaper:
- Meeting Compliance Objectives in SharePoint
Dieses Dokument unterstützt IT-Administratoren und andere Beteiligte, die mit der Verwaltung von Microsoft SharePoint-Bereitstellungen betraut sind, bei der Planung und Implementierung einer umfassenden, zuverlässigen und effizienten Compliance-Strategie, die ganz auf die Anforderungen des Unternehmens zugeschnitten ist.
Produktbroschüre:
- DocAve Compliance Solutions for Microsoft SharePoint
Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen und interner Richtlinien - mit Netz und doppeltem Boden
Benutzerhandbücher:
Auszeichnungen und Anerkennungen:
